Datenschutzerklärung PaceFormel

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung personenbezogener Daten ist:

PaceFormel
Cyrill Schwarz
Böhlstrasse 1
9300 Wittenbach
Schweiz
E-Mail: coaching@paceformel.ch
Telefon: +41 76 602 61 17
Website: www.paceformel.ch

2. Anwendbares Datenschutzrecht

PaceFormel bearbeitet personenbezogene Daten nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz und der dazugehörigen Verordnung.

Soweit PaceFormel Personen in Deutschland oder Österreich gezielt Dienstleistungen anbietet oder deren Verhalten im Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung beobachtet, wird zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung berücksichtigt.

Eine Datenschutzerklärung muss die tatsächlichen Datenbearbeitungen verständlich beschreiben, insbesondere die erhobenen Daten, die Zwecke, die Empfänger und die Aufbewahrungsdauer. Allgemeine oder rein vorsorgliche Formulierungen sollen vermieden werden. [edoeb.admin.ch], [edoeb.admin.ch]

3. Kategorien bearbeiteter Daten

PaceFormel kann insbesondere folgende Daten bearbeiten:

Stamm- und Kontaktdaten

• Vorname und Nachname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Alter oder Geburtsdatum
• Geschlecht
• Wohnsitzland

Vertrags- und Zahlungsdaten

• gebuchtes Angebot
• Vertragsbeginn und Vertragsdauer
• Rechnungs- und Zahlungsstatus
• Stripe-Kunden- oder Transaktionsnummer
• Korrespondenz zu Buchung, Zahlung und Vertrag

Vollständige Kreditkarten- oder Bankkartendaten werden grundsätzlich direkt durch Stripe verarbeitet und nicht von PaceFormel gespeichert.

Trainings- und Leistungsdaten

• Laufleistungen
• Wettkampfzeiten
• Trainingshistorie
• Trainingsumfang
• Pace
• Distanz
• Herzfrequenzdaten
• Ruhepuls
• maximale Herzfrequenz
• GPS- und Standortdaten
• Schlafdaten
• Regenerationsdaten
• Daten aus Laufuhren und Fitnessplattformen
• persönliche Ziele und zeitliche Trainingsmöglichkeiten

Gesundheits- und Körperdaten

• Körpergrösse
• Körpergewicht
• bestehende oder frühere Verletzungen
• Erkrankungen
• Medikamente
• Schwangerschaft
• Ernährungsangaben
• subjektives Belastungs- und Erholungsempfinden
• weitere freiwillig mitgeteilte gesundheitsbezogene Angaben

Gesundheitsdaten gelten als besonders schützenswerte Personendaten. Ihre Bearbeitung erfordert erhöhte Sorgfalt und transparente Information. [edoeb.admin.ch], [edoeb.admin.ch]

Kommunikations- und Inhaltsdaten

• Nachrichten per E-Mail oder WhatsApp
• Angaben aus dem Kontaktformular
• Informationen aus Coaching-Gesprächen
• übermittelte Dokumente, Fotos oder Videos
• Kundenbewertungen
• Einwilligungen und Widerrufe

Technische Daten

Beim Aufruf der Website können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Geräteinformationen
• Referrer-URL
• technische Protokoll- und Sicherheitsdaten

4. Zwecke der Datenbearbeitung

PaceFormel bearbeitet personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Betrieb und Sicherung der Website
• Beantwortung von Anfragen
• Vertragsabschluss und Vertragsverwaltung
• Zahlungsabwicklung
• Erstellung individueller Trainingspläne
• Anpassung von Trainingseinheiten
• Leistungsanalyse und Feedback
• Wettkampfplanung
• Beurteilung der Belastbarkeit
• Erkennung offensichtlicher gesundheitlicher Risiken
• Kommunikation und Support
• Durchführung von Coaching-Gesprächen
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• Versand von Werbung oder Newslettern mit entsprechender Rechtsgrundlage
• Veröffentlichung von Kundenbewertungen, Fotos und Ergebnissen nach ausdrücklicher Zustimmung

5. Rechtsgrundlagen

Soweit die Datenschutz-Grundverordnung anwendbar ist, stützt PaceFormel die Datenbearbeitung insbesondere auf:

• die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen und die Erfüllung des Vertrags,
• die Erfüllung gesetzlicher Pflichten,
• berechtigte Interessen am sicheren und wirtschaftlichen Betrieb des Angebots,
• eine freiwillig erteilte Einwilligung,
• bei Gesundheitsdaten eine ausdrückliche Einwilligung, soweit erforderlich.

Die Gesundheitsdaten dürfen nur in dem Umfang angegeben werden, der für die Trainingsplanung und sichere Betreuung erforderlich ist. Die Datenschutz-Grundverordnung enthält besondere Regeln für Gesundheitsdaten. [eur-lex.europa.eu], [eur-lex.europa.eu]

6. Gesundheits- und Trainingsdaten

Gesundheits- und Trainingsdaten werden für die individuelle Trainingsplanung, Anpassung der Belastung, Regenerationssteuerung und Verringerung offensichtlicher Trainingsrisiken verwendet.

Die Kundin oder der Kunde entscheidet grundsätzlich selbst, welche Daten aus Laufuhren und Plattformen freigegeben werden.

PaceFormel erstellt keine medizinischen Diagnosen. Gesundheitsdaten werden nicht für medizinische Behandlungen verwendet.

Die Kundin oder der Kunde kann eine Einwilligung zur Bearbeitung freiwillig bereitgestellter Gesundheitsdaten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ohne die erforderlichen Gesundheits- und Trainingsinformationen kann PaceFormel das Coaching unter Umständen nicht sicher oder vertragsgemäss fortsetzen.

7. Hosting durch Hostinger

Die Website wird über Hostinger betrieben. Dabei können technische Daten, Serverprotokolle, IP-Adressen, Kontaktdaten und über die Website übermittelte Inhalte verarbeitet werden.

Hostinger stellt eine Datenschutzerklärung und einen Anhang zur Auftragsverarbeitung bereit. Je nach eingesetzter Infrastruktur kann eine Bearbeitung in verschiedenen Ländern stattfinden. [hostinger.com], [hostinger.com]

8. Zahlung über Stripe

Zur Zahlungsabwicklung verwendet PaceFormel Stripe.

Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten, IP-Adresse und Informationen zur Betrugsprävention an Stripe übermittelt werden.

Stripe kann je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortlicher handeln. Stripe beschreibt internationale Übermittlungsmechanismen, darunter das Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln sowie besondere Regelungen für Daten aus der Schweiz. [stripe.com], [stripe.com]

9. WhatsApp und WhatsApp Business

PaceFormel verwendet WhatsApp und WhatsApp Business für Kundenkommunikation und Coaching-Support.

Dabei können insbesondere Telefonnummer, Profilinformationen, Metadaten, Kommunikationszeiten und Nachrichteninhalte verarbeitet werden.

Nachrichten sind grundsätzlich transportverschlüsselt beziehungsweise Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Bei der geschäftlichen Nutzung können dennoch bestimmte Informationen und Metadaten durch WhatsApp beziehungsweise Meta verarbeitet werden. [whatsappbusiness.com]

Über WhatsApp werden gesundheitsbezogene Informationen nur ausgetauscht, wenn die Kundin oder der Kunde diesen Kommunikationsweg freiwillig verwendet oder ihm zugestimmt hat. Kundinnen und Kunden können stattdessen die Kommunikation per E-Mail verlangen.

Werbliche WhatsApp-Nachrichten werden nur nach vorheriger Zustimmung versendet. WhatsApp verlangt für nachfolgende geschäftliche Nachrichten eine entsprechende Opt-in-Erlaubnis und die Beachtung von Abmeldungen. [whatsappbusiness.com]

10. Microsoft Teams und Microsoft Copilot

Microsoft Teams kann für Coaching-Gespräche und die digitale Kommunikation eingesetzt werden.

Microsoft Copilot kann zur organisatorischen Unterstützung, sprachlichen Überarbeitung oder Erstellung allgemeiner Inhalte eingesetzt werden. Besonders schützenswerte Gesundheitsdaten oder eindeutig identifizierbare Kundendaten sollen nicht in eine privat verwendete KI-Anwendung eingegeben werden.

Soweit ein geschütztes Geschäftskonto mit entsprechenden Datenschutz- und Unternehmenseinstellungen eingesetzt wird, können Daten gemäss den vertraglichen Microsoft-Bedingungen verarbeitet werden. Microsoft erklärt, dass Daten aus Microsoft Copilot für Geschäftskunden im Rahmen der bestehenden Datenschutz- und Sicherheitsverpflichtungen geschützt und Prompts sowie Antworten nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet werden. [learn.microsoft.com]

Für allgemeine Informationen über die Datenbearbeitung durch Microsoft gilt die Microsoft-Datenschutzerklärung. [microsoft.com]

11. Strava, Garmin, Suunto, Polar und andere Laufuhren

Kundinnen und Kunden können PaceFormel freiwillig Trainingsdaten aus Strava, Garmin, Suunto, Polar oder anderen Laufuhren und Plattformen übermitteln beziehungsweise Zugriff darauf gewähren.

Dabei können insbesondere Aktivitätsdaten, Entfernung, Geschwindigkeit, Pace, Herzfrequenz, GPS-Daten, Standort, Regeneration und weitere Gesundheits- und Fitnessdaten bearbeitet werden.

Strava beschreibt beispielsweise die Bearbeitung von Aktivitätsdaten, Herzfrequenz und präzisen Standortdaten. Garmin verarbeitet unter anderem Konto-, Geräte-, Standort- und Synchronisationsdaten. [garmin.com], [strava.com]

Suunto weist darauf hin, dass Daten durch mehrere gemeinsam Verantwortliche und teilweise ausserhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet werden können. [suunto.com]

Die jeweilige Plattform bleibt für ihre eigene Datenbearbeitung verantwortlich. Die Kundin oder der Kunde bestimmt die Freigaben über die Einstellungen des jeweiligen Kontos.

PaceFormel verlangt niemals Zugangspasswörter zu privaten Kundenkonten.

12. Canva

Canva kann zur Gestaltung von Trainingsunterlagen, Präsentationen, Grafiken und Social-Media-Inhalten eingesetzt werden.

Personenbezogene Kundendaten werden nur hochgeladen, wenn dies für den vereinbarten Zweck erforderlich ist. Fotos, Namen, Bewertungen oder Wettkampfergebnisse werden für öffentliche Inhalte nur nach vorheriger Einwilligung verwendet.

13. Instagram

PaceFormel betreibt ein Instagram-Profil und kann Instagram-Inhalte auf der Website einbinden.

Beim Aufruf eingebetteter Instagram-Inhalte kann eine Verbindung zu Systemen von Meta hergestellt werden. Dabei können technische Daten und Nutzungsinformationen verarbeitet werden.

Instagram wird von Meta bereitgestellt und fällt unter die Datenschutzregelungen für Meta-Produkte. [usercentrics.com], [beuc.eu]

Nicht technisch notwendige Instagram-Einbindungen sollten bei Besucherinnen und Besuchern aus Deutschland und Österreich erst nach Einwilligung über einen geeigneten Cookie- beziehungsweise Consent-Banner aktiviert werden.

14. Kontaktformular

Bei Verwendung des Kontaktformulars bearbeitet PaceFormel die eingegebenen Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage.

Pflichtfelder sollen auf die Angaben beschränkt sein, die zur Bearbeitung notwendig sind. Gesundheitsdaten sollten nicht über ein ungeschütztes allgemeines Kontaktformular versendet werden.

15. Newsletter und Werbe-E-Mails

Werbe-E-Mails und Newsletter werden nur an Personen verschickt, die rechtswirksam eingewilligt haben oder bei denen eine gesetzlich zulässige Bestandskundenwerbung vorliegt.

Für eine Newsletter-Anmeldung sollte ein dokumentiertes Double-Opt-in-Verfahren eingesetzt werden.

Die Einwilligung kann jederzeit über den Abmeldelink in der Nachricht oder per E-Mail an coaching@paceformel.ch widerrufen werden.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmässigkeit der zuvor erfolgten Bearbeitung.

16. Kundenbewertungen, Fotos und Wettkampfergebnisse

Kundenbewertungen, Namen, Fotos, Videos oder Wettkampfergebnisse werden nur veröffentlicht, wenn die betroffene Person ausdrücklich zugestimmt hat.

Die Zustimmung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bei Veröffentlichung auf Instagram oder anderen Plattformen werden die Daten zusätzlich nach den Bedingungen und Datenschutzregeln der jeweiligen Plattform verarbeitet.

17. Cookies und ähnliche Technologien

Die Website kann technisch notwendige Cookies einsetzen, die für Sicherheit, Zahlungsabläufe oder grundlegende Websitefunktionen erforderlich sind.

Nicht notwendige Cookies, externe Medien und Trackingtechnologien werden bei Besucherinnen und Besuchern aus Deutschland und Österreich erst nach vorheriger Einwilligung aktiviert.

Die Einwilligung muss jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder geändert werden können.

Der konkrete Cookie-Banner und die darin aufgeführten Dienste müssen mit den tatsächlich auf der Website eingesetzten Technologien übereinstimmen.

18. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, insbesondere an folgende Empfänger übermittelt werden:

• Hosting- und IT-Dienstleister
• Stripe und beteiligte Zahlungsdienstleister
• E-Mail- und Kommunikationsanbieter
• WhatsApp beziehungsweise Meta
• Microsoft
• Anbieter von Lauf- und Fitnessplattformen
• Canva
• Steuerberatung, Buchhaltung oder Inkassodienstleister
• Behörden und Gerichte bei gesetzlicher Verpflichtung
• weitere Dienstleister, die PaceFormel bei der Vertragserfüllung unterstützen

Es werden nur Daten übermittelt, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

19. Bekanntgabe ins Ausland

Einige eingesetzte Dienstleister haben ihren Sitz oder ihre Infrastruktur ausserhalb der Schweiz, der EU oder des EWR.

Personendaten können deshalb in Staaten bearbeitet werden, deren Datenschutzrecht nicht denselben Schutz bietet wie das Schweizer oder europäische Datenschutzrecht.

PaceFormel stützt entsprechende Übermittlungen je nach Situation auf:

• einen Angemessenheitsbeschluss,
• Standardvertragsklauseln,
• das Data Privacy Framework,
• notwendige vertragliche Übermittlungen,
• eine ausdrückliche Einwilligung,
• andere gesetzlich zulässige Garantien oder Ausnahmen.

20. Aufbewahrungsdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Grundsätzlich gelten folgende Kriterien:

• Anfragen ohne Vertragsabschluss werden nach Abschluss der Bearbeitung und Ablauf einer angemessenen Nachweisfrist gelöscht.
• Gesundheits- und Trainingsdaten werden nach Ende des Coachings gelöscht oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr für die Betreuung, Nachweiszwecke oder Rechtsansprüche benötigt werden.
• Auf ein berechtigtes Löschungsbegehren hin werden Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, überwiegenden Interessen oder laufenden Rechtsansprüche entgegenstehen.
• Newsletterdaten werden nach Abmeldung nicht mehr für Werbung verwendet. Ein minimaler Sperrvermerk kann gespeichert bleiben, damit keine weitere Werbung versendet wird.
• Vertrags-, Rechnungs-, Buchungs- und Zahlungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Buchführungs-, Steuer- und Nachweispflichten aufbewahrt.
• Einwilligungsnachweise werden so lange aufbewahrt, wie dies zum Nachweis der Einwilligung oder zur Abwehr von Ansprüchen notwendig ist.

Die Aussage „Löschung sobald der Kunde dies verlangt“ gilt deshalb nicht uneingeschränkt. Gesetzlich aufzubewahrende Rechnungs- und Vertragsdaten dürfen nicht vorzeitig gelöscht werden.

21. Datensicherheit

PaceFormel trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Dazu gehören insbesondere:

• passwortgeschützte Konten,
• sichere und individuelle Passwörter,
• Zwei-Faktor-Authentifizierung, soweit verfügbar,
• beschränkte Zugriffsrechte,
• aktuelle Software,
• verschlüsselte Datenübertragung,
• sichere Aufbewahrung von Dokumenten,
• Vermeidung unnötiger lokaler Kopien,
• regelmässige Überprüfung von Freigaben und Zugängen.

Trotz angemessener Schutzmassnahmen kann eine absolute Sicherheit bei elektronischer Datenübertragung nicht garantiert werden.

22. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere folgende Rechte geltend machen:

• Auskunft über die bearbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung nicht mehr erforderlicher Daten
• Einschränkung der Bearbeitung
• Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen
• Widerruf einer Einwilligung
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Anfragen können an coaching@paceformel.ch gesendet werden.

PaceFormel kann einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen, bevor personenbezogene Daten herausgegeben, berichtigt oder gelöscht werden.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

PaceFormel kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Datenbearbeitungen, Dienste oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.